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入金を確認したらそのお礼と商品発送に関するメールを送る

「入金確認・発送報告メール」には顧客の囲い込みと新規客獲得のためのひと工夫を。

商品代金が入金されたお礼と商品の発送報告について記載した「入金確認・発送報告メール」は、取引が無事完了したことを伝える重要なメールです。ここでも、簡潔でわかりやすいことを心がけ、以下の「入金確認・発送報告メール」を参考に、お客さまに安心してもらえるようなメールを送りましょう。
商品代金の入金がきちんと確認されたことでお客さまはホッと安心し、いつ頃届くかを知ることで、商品に対する期待感が高まります。この部分は対面販売の実店舗にはない、ネットショップならではの醍醐味といえます。ですから、商品が到着するまで、楽しく商品への期待感を味わってもらえるよう、細心の注意を払いましょう。
入金確認後すぐに商品を発送できる場合は「入金確認」と「発送報告」を同時に知らせるメールを下の例のように1通にまとめて送ることができますが、入金確認から実際に商品を発送できるまでに1日以上あいてしまう場合は、まずは「入金確認メール」を送ってお客さまを安心させてあげましょう。入金したのに2日も何の連絡もないと、お客さまは不安になってしまいます。その際「入金確認メール」には必ず商品発送予定日を書きましょう。
なお、下記の例では商品代金の「先払い」が前提となっています。「後払い」を採用しているショップの場合はすでに商品を発送した後ですから、入金の確認については「購入のお礼メール」といっしょに送ってもよいでしょう。

【入金確認・発送報告メールの例】

「入金確認・発送報告メール」には入金を確認したこと、商品を発送したことの他に、「配送伝票番号」と、佐川急便などの配送会社が提供している荷物問い合わせサービスのURLを記しておけば、配送途中の商品が現在どこにあるか確認することができる。これを送ることにより、「本当に商品は着くのだろうか?」というお客さまの不安を解消することができる。
配送伝票番号は、佐川急便の場合は「お問い合わせ送り状No.」、ヤマト運輸の場合は「お問い合わせ伝票番号」という呼び名で、配送伝票に記載されている。

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